Kennst Du das: Die To-do-Liste wird immer größer, deine Motivation aber kleiner? Oft wirst Du abgelenkt, fühlst Dich frustriert und diese Müdigkeit und der Brainfog sind völlig immun gegen Kaffee geworden. So wie Dir geht es sehr vielen Menschen in kreativen Jobs. In diesem Artikel geben wir Dir einen Überblick über Zeitmanagement Methoden, die nachweislich helfen, Deine kreative Superpower besser zu entfalten und nebenbei Deine Lebensqualität steigern.
Kreativität braucht einen strukturierten Alltag
Das Thema Zeitmanagement Methoden für kreative Menschen ist besonders herausfordernd. Allein schon die Konzepte Zeit und Kreativität scheinen einander zu widersprechen. Zeit – wird als etwas Starres wahrgenommen, sie ist unveränderlich, absolut und unbeeinflussbar. Kreativität wird wiederum als frei, unstetig und chaotisch wahrgenommen. Wenn von Zeitmanagement für kreative Menschen gesprochen wird, scheint es so, als würde man versuchen, Wind in einem Käfig einzusperren.
Diese Assoziationen haben zwar einen wunderbaren romantischen Aspekt, bringen uns aber gar nicht weiter. Darum verlassen wir an dieser Stelle die philosophische Ebene und nehmen eine zutiefst sachliche Perspektive ein. Zeit und Kreativität sind zwei Ressourcen, die unmittelbar zusammenhängen, und Dein Alltag ist die Quelle, aus der Du diese Ressourcen schöpfst. In diesem Kapitel werden wir einige Vorschläge machen, wie Du Deinen Alltag strukturieren kannst, um genügend Ressourcen zu haben – für kreatives Arbeiten und Ausgleich.
Für diesen Artikel nutzen wir sowohl unsere Erfahrungen aus dem Agenturbetrieb als auch die Kernideen aus folgenden Büchern: „Atomic Habits“ von James Clear, „Kopf voll, Hirn leer“ von Cordula Nussbaum und „Don’t Read This Book“ von Donald Roos.
Mit passenden Zeitmanagement Methoden schaffst Du Ressourcen für deine Kreativität
Kreativität ist ein universelles Werkzeug unseres Körpers, welches einen Zweck hat – Problemlösung. So wie mit allen unseren körperlichen Werkzeugen braucht auch unsere Kreativität gute Rahmenbedingungen, um gut zu funktionieren, und spezifische Rahmenbedingungen, um diese Leistungen in einem kreativen Beruf abzurufen. Kreativität ist ressourcenintensiv, darum muss sich ihr Einsatz für das Individuum lohnen. Wenn Deine Situation durch den Einsatz von Kreativität nicht verbessert wird, ist es Deinem Gehirn schwer beizubringen, sie einzusetzen.
Tipp: Als Lebewesen sind wir auch dem Energieerhaltungssatz unterworfen. Keine der Zeitmanagement Methoden wird deine Produktivität erhöhen, wenn Du hungrig oder durstig bist, zu wenig oder schlecht geschlafen hast, wenn Du Schmerzen hast oder von intensiven Gefühlen übermannt wirst.
Ein strukturierter Alltag ist nicht der Feind, sondern die Basis für Deine Kreativität. Ein strukturierter Alltag enthält folgende Phasen: Rituale, Produktivitäts-Phase, verplante Freizeit und nicht verplante Freizeit (auch gern als „Me-Time“ bezeichnet).
Rituale
Sie sind Struktur- und Signal-gebende Elemente des Alltags – sie grenzen die einzelnen Phasen voneinander ab. Die Rituale können in ihrer Art sehr individuell sein. Für das Zeitmanagement sind sie wichtig, weil sie Phasen des Alltags initiieren oder beenden. Das schafft die nötige Struktur für unser Gehirn (James Clear – Atomic Habits). Ein Frühstück kann so ein Ritual sein.
Paul: „Ich fange jeden Tag mit einem ausgedehnten, gesunden Frühstück an, das damit endet, dass ich mir einen Kaffee zubereite. Mit der Tasse frischgebrühten, wohlriechenden Kaffees gehe ich an meinen Arbeitsplatz und starte mit meiner Arbeit.“
Produktivitätsphase
Das ist die Phase des Alltags, um die es uns in diesem Artikel eigentlich geht. Sie ist klar abgegrenzt und stellt die Zeit des Tages dar, in der Du Deine beste geistige Leistung abrufen kannst. Die Produktivitätsphase hat einen festen Start und ein Ende. Sie ist in sich abgeschlossen und speziell für die anstehenden Aufgaben strukturiert. Diese Zeit solltest Du so gestalten, dass Du ohne Unterbrechungen und Ablenkungen am Stück arbeiten kannst. Im folgenden Kapitel werden wir uns im Detail mit Zeitmanagement Methoden und Brain-Hacks beschäftigen, die Dir dabei helfen können, aus deiner Produktivitätsphase das Beste herauszuholen.
Marcus: „In der Vergangenheit habe ich mir keine Zeit für fokussiertes Arbeiten genommen, nur für die Termine meiner Kunden. Das Ergebnis: Lange Arbeitstage, kein Abschalten, zunehmend Energie- und Kraftlosigkeit. Mittlerweile habe ich mir täglich gezielt Zeiten zum Erledigen von Aufgaben und für kreative Tätigkeiten eingeplant – und trotzdem bleibt noch genug Zeit zum Austausch mit Kunden und Kollegen .
Verplante Freizeit
Ist verplante Freizeit, die Du aktiv für Deine Familie nutzen kannst, um Freunde zu treffen, Hobbys nachzugehen oder Sport zu treiben. Sie ist wichtig für den gesunden Ausgleich, um deine körperlichen, sozialen und emotionalen Bedürfnisse zu befriedigen.
Nicht verplante Freizeit
Sie wird oft auch als Me-Time bezeichnet. Diese Zeit ist dafür da, um Dich zu reseten. Folge deinen Impulsen, sei spontan. Diese Zeit gestaltest Du ausschließlich ad hoc. Ein aktives Freinehmen von allen Verpflichtungen und Ambitionen. Für eine kreative Person ist diese Zeit besonders wichtig – hierbei geht es um die Erholung der Impulsfähigkeit. Im kreativen Arbeiten geht es darum, die Impulse im Rahmen der Aufgabenstellung gewähren zu lassen. In der Me-Time geht es darum, die Impulse wirken zu lassen, ohne einen externen Rahmen, wie Arbeit, soziale Interaktion oder Hobby. Es ist so, als würdest Du einen Muskel nach einer harten Beanspruchung strecken und entspannen, um keine Krämpfe (kreative Blockaden) zu bekommen.
Wichtig: In Deinem Kalender steht gar nichts und Du hast keine To-do-Liste. In dieser Zeit darfst Du auch keine multimediale Ablenkung haben, sie betäubt deine Impulse. In der Me-Time geht es darum, auf sich selbst zu hören. Manchmal können entschleunigende Medien wie Bücher oder Hörbücher dabei nützlich sein. Singen, meditieren, im Wald spazieren gehen, ein Bad nehmen, für sich tanzen, Musikinstrumente spielen – es liegt an Dir, herauszufinden, was Du in deiner Me-Time tatsächlich brauchst, um Dich zu reseten.
Vorschläge für Me-Time: Schreibe Tagebuch, Lies ein Buch, Gehe spazieren, Spiele ein Musikinstrument, Tanze zu deiner Lieblingsmusik, Meditiere
Zeitmanagement Methoden für Deine Produktivität
Zeitmanagement Methode: Inbox
Unser Gehirn ist kein Speicherplatz für To-dos – es sollte für Kreativität und Problemlösung genutzt werden. Im Buch „Kopf voll, Hirn leer“ empfiehlt Cordula Nussbaum die Inbox-Methode, um effektiv die mentale Belastung zu reduzieren. Dieser Hack gehört zu Zeitmanagement Methoden, die simpel mit digitalen Organisationstools umgesetzt werden können. Notiere alle offenen Gedanken, Ideen, Aufgaben, Verpflichtungen und Projekte an einem zentralen Ort. Es ist wichtig, dass Du dies sofort tust, sobald sie Dir in den Kopf kommen, es reduziert Deinen Mental-Load unmittelbar und erheblich. So schaffst Du Platz zum produktiven Denken. Als Tool kannst Du ein Notizbuch nutzen, ein Trello-Board oder auch die Notizfunktion auf deinem Smartphone.
In regelmäßigen Abständen (täglich oder wöchentlich) solltest Du Deine gesammelten Notizen durchgehen und sortieren:
- Direkt erledigen? → Falls eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, sofort erledigen.
- Terminieren? → Falls die Aufgabe später erledigt werden muss, direkt im Kalender oder einer To-do-App eintragen.
- Delegieren? → Falls Du die Aufgabe nicht selbst machen musst, gib sie weiter.
- Archivieren? → Falls es nur eine Idee oder Referenz ist, speichere sie in einem geordneten System ab.
- Löschen? → Falls es unwichtig oder nicht relevant ist, direkt entsorgen.
Wichtig: Die Inbox ist keine To-do-Liste, sondern nur eine Zwischenstation für Gedanken. Die strikte Trennung zwischen Sammeln und Bearbeiten ist essenziell. Zum Bearbeiten von Aufgaben sollte die Inbox nicht benutzt werden. Unser Gehirn arbeitet assoziativ und es kann auch sein, dass Dir Ideen für anstehende Projekte kommen, während Du an etwas anderem arbeitest – gerade hier solltest Du diese Ideen direkt externalisieren – ohne weiter darauf rumzudenken.
Zeitmanagement Methode: To Do & To Don‘t-Listen
Wenn die To-do-Liste erstmal steht, bekommst Du einen Überblick über alles Anstehende – eine lange To-do-Liste kann aber auch erschlagend wirken. Roos empfiehlt: Reduziere deine To-do-Liste auf 3 Punkte, die heute am wichtigsten sind. Die restlichen kommen auf die To-don’t-Liste und damit erstmal abseits deiner Aufmerksamkeit. Die To-don’t-Liste kann als Quelle für neue To-do-Listen dienen. Einige nicht dringlichen Aufgaben können aber auch obsolet werden, dies passiert immer wieder bei der Arbeit mit Kunden, so kann dir diese Zeitmanagement Methode einiges an Zeit sparen.
Zeitmanagement Methode: Clean Desk
Das menschliche Gehirn arbeitet assoziativ, darum ist es für konzentriertes Arbeiten wichtig, alle Ablenkungen zu entfernen. Clear empfiehlt in seinem Buch „Atomic Habits“ diesem Zusammenhang, den Arbeitsplatz an die Aufgabe anzupassen. Wenn Du Dich mit kreativem Schreiben beschäftigst, gestalte Deinen Tisch so, dass alles, was Du dafür benötigst, in greifbarer Nähe liegt, und entferne alles andere. Roos empfiehlt in „Don’t Read This Book“, alle Messenger wie Teams oder Slack und E-Mail-Programme zu schließen. Nussbaum geht noch weiter, sie empfiehlt in ihrem Buch „Kopf voll, Hirn leer“, alle Reizquellen zu reduzieren – das Handy auszumachen und aus der Sichtweite zu legen, alle ablenkenden Lichtquellen, Geräusche und Gerüche zu reduzieren.
Ein Mensch kann bis zu 30 Minuten brauchen, um in den Modus des konzentrierten Arbeitens zu kommen. Jede Ablenkung kann dazu führen, dass Du Deine Konzentration neu aufbauen musst. Reizarmut schafft Dir mehr Ressourcen für das kreative Arbeiten. Natürlich ist auch wichtig, dass Dein Gehirn genügend Sauerstoff und Flüssigkeit bekommt.
Zusammenfassung:
- Bereite deinen Arbeitsplatz für die Bevorstehende Aufgabe vor
- Reduziere jegliche Ablenkung und Reize, soweit es geht
- Sorge für genügend Sauerstoff und Wasser
Bestimme die perfekte Zeit für Kreativität um mehr aus den Zeitmanagement Methoden rauszuholen
Schaue Deinen Arbeitstag an, reflektiere Deinen Tagesablauf und finde heraus, in welcher Tageszeit Du die optimale geistige Leistung abrufen kannst. In der Regel ist diese Zeit zwischen Frühstück und Mittagspause, dies kann jedoch stark variieren – deine kreativste Zeit kann also auch nachmittags oder am Abend sein. Nachdem Du diese Zeit bestimmt hast, mache daraus einen festen kreativen Slot bzw. Slots.
Ein kreativer Slot ist ausschließlich für intensives kreatives Arbeiten reserviert. Wie lang dieser ist, bestimmst natürlich Du, das können 90 Minuten Slots sein, wie Roos in „Don’t Read This Book“ empfiehlt, oder auch längere oder kürzere Deep Work Slots.
Wichtig: in den kreativen Slots schaffst Du Dir Zeit am Stück, ohne Ablenkung – in der Du konzentriert arbeiten kannst.
Beispielaufbau eines Slots
| Slot-Phase | Beschreibung |
|---|---|
| Warm Up | schaffe Dir eine Struktur durch Brainstorming oder mit anderen mentalen Werkzeugen, die für Dich am besten Funktionieren. In dieser Phase geht es darum Dein Gehirn auf die Inhalte und die Rahmenbedingungen der Aufgabe zu eichen |
| Deep Dive | in dieser Phase baust Du Deine Konzentration auf und hältst diese durch Kontinuität aufrecht |
| Erholung | Wenn die Phase des konzentrierten Arbeitens vorbei ist, brauchst Du eine Erholung – etwa Bewegung an der frischen Luft ist besonders effektiv |
Multitasking – eine der unbrauchbaren Zeitmanagement Methoden
Multitasking ist absolut ineffizient – es reduziert Deine Produktivität und die Qualität Deiner Arbeit, darum gehört Multitasking zu absolut unnützen Zeitmanagement Methoden. Es wird Dir nicht helfen, Dich aber wohl frustrieren wenn Du versuchst an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten. Die logische Konsequenz ist Monotasking.
Um Deine produktivste Zeit optimal zu nutzen, setze die Aufgaben, die ein höheres Maß an Kreativität benötigen, in die Slots, in denen Du am kreativsten bist, die anderen Aufgaben entsprechend absteigend. Wenn Du wegen Zeitdrucks diese Freiheit nicht hast, dann ordne die Aufgaben chronologisch ein – die dringendste zuerst. Achte darauf, dass Du die Aufgaben nicht miteinander vermischst. Hilfreich kann sein, wenn Du jedes Mal, wenn Du eine Aufgabe beendet hast, eine bewusste Trennung vornimmst. Dafür können kleine Rituale nützlich sein. Nach erledigter Aufgabe kann etwas Bewegung die richtige Belohnung sein, ein Snack oder ein Heißgetränk, oder einfach das genüssliche Abhaken auf Deiner To-Do-Liste.
Zeitmanagement für Kommunikation und Verwaltung
Wie schon im Unterkapitel „Schaffe den richtigen Raum für Deine kreative Arbeit“ beschrieben wurde, solltest Du Deine Kommunikations-Tools während der Arbeit ausschalten. Erfahrungsgemäß ist es am besten, wenn Du Deine E-Mails nur zu vorgegebenen Zeiten checkst, bspw. einmal zu Dienstbeginn und nach der Mittagspause. Ignoriere alle Mails, die danach reinkommen – sie lenken nur unnötig ab. Zudem erhöht sich die Gefahr, dass Nachrichten untergehen, wenn Du sie nebenbei versuchst zu erfassen. Diese Zeitmanagement Methode kann man also als „sei unerreichbar-Methode“ bezeichnen – dies gilt in erster Linie für Deine kreativen Slots.
Roos schlägt folgende Kommunikationshierarchie vor:
- Persönliches Gespräch (nur zu fest vereinbarten Terminen)
- Video-/ Telefonkonferenz (nur zu fest vereinbarten Terminen)
- E-Mails (zu festen Zeiten außerhalb der kreativen Slots)
- Messenger Nachrichten (zu festen Zeiten außerhalb der kreativen Slots)
Wenn Sachverhalte im Arbeitsprozess kurzfristig geklärt werden müssen, vereinbare mit Deinem Kunden feste Zeiträume, in denen ein spontanes Telefonat stattfinden kann, bzw. bis wann eine E-Mail angekommen sein muss, damit Du darauf kurzfristig reagieren kannst. Ständige Erreichbarkeit ist ein Luxus, den Dein Kunde sich nicht leisten kann. Eine gestörte Konzentrationsphase kostet Dich viel Zeit und Energie – in der Regel hast Du dies nicht in Rechnung gestellt.
Besiege den Perfektionismus – „Done is better than perfect“
Perfektionismus ist der größte Feind der Kreativität – er führt oft dazu, dass Projekte nicht abgeschlossen werden, weil sie als „noch nicht gut genug“ erscheinen. Eine unperfekte aber erledigte Aufgabe bringt mehr als 100 perfekte, aber unfertige. Roos schlägt vor: setze Dir harte Zeit-Limits, um nicht in Perfektionismus zu versinken. Definiere Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit das Projekt als abgeschlossen gilt und beschränke Dich auf ihre Erfüllung. Trainiere Dich bewusst darauf, auch gute, aber unperfekte Ergebnisse abzugeben. Das ist eine der Zeitmanagement Methoden die Dir wahrscheinlich die meiste Zeit sparen wird.
Cordula Nussbaum unterscheidet zwischen gesunden Perfektionismus, der motiviert, ein gutes Ergebnis zu erzielen und ungesundem Perfektionismus, der zu Selbstzweifeln, Stress und Aufschieberitis führt. Die Autorin schlägt vor: Mehr Flow und Output – arbeite mit zu 80 % fertigen Betaversionen – so bekommst Du das Feedback eher und verhinderst, dass Du ewig an einer Sache feilst, die dann vielleicht doch nicht so wichtig für den Kunden ist. Nach dem Feedback kannst Du ggf. das Projekt weiter optimieren.
Paul: „Ich musste irgendwann bitterlich feststellen, dass ein perfektes Ergebnis abzugeben einfach unmöglich ist. Mir ist schon oft passiert, dass ich in einem Projekt völlig versunken bin und mir sehr viel Zeit für Details genommen habe, das Kundenfeedback daraufhin war oft ernüchternd. Darum arbeite ich mittlerweile schrittweise – erst nach mehreren Entwürfen und Feedbacks wird eine Betaversion erstellt und dann sind es in der Regel oft nur noch wenige Verbesserungen, die ich machen muss, bis der Kunde zufrieden ist.“
Tl;dr : die fünf wichtigsten Zeitmanagement Methoden
Ein strukturierter Alltag ist die Quelle Deiner Kreativität
Plane diene Produktivitätsphasen fest in Deinen Arbeitsalltag ein, begrenze sie zeitlich. Räumliche Trennung und Rituale können Dein Gehirn dabei unterstützen, die Begrenzung einzuhalten. Verplane Deine Freizeit für wichtige körperliche, soziale und emotionale Bedürfnisse, lass aber genügend unverplante Zeit für die „Me-Time“. Me-Time verschafft Dir Raum, um Deine kreative Impulsivität zu reseten.
Reduziere den Mental-Load
Nutze die Inbox-Methode, indem Du Deine Gedanken und Ideen externalisierst. Die Inhalte aus der Inbox solltest Du täglich oder ggf. wöchentlich sortieren anhand der Optionen: Sofort erledigen, Terminieren (To-do-Liste), Delegieren, Archivieren oder Löschen. Inbox ist nur eine Ablage, sie ist keine To-do-Liste und wird auch nicht während des Arbeitsprozesses genutzt.
Clean desk = clean mind
Reduziere Deine To-do-Listen auf drei Punkte pro Tag, um den Überblick zu behalten. Die restlichen Aufgaben verschiebst Du auf die To-don’t-Liste, sie werden zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet. Bereite Deinen Arbeitsplatz für die anstehenden Aufgaben vor. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz beinhaltet nur die Dinge, die Du zum Bearbeiten der anstehenden Aufgabe benötigst. Reduziere alle Reize an Deinem Arbeitsort. Gerüche, Geräusche, flackernde Lichter lenken Dich ab.
Ständige Erreichbarkeit ist ein Luxus, den Dein Kunde sich nicht leisten kann.
Deine kreativen Slots sind die wertvollste Zeit für die Produktivität – während dieser arbeitest Du am Stück ohne Ablenkung. Setze feste Zeiten für die Kommunikation, diese sollten außerhalb Deiner kreativen Slots fest terminiert werden. Schalte für die Zeit alle Messenger und E-Mail-Programme ab und lege Dein Smartphone aus der Sichtweite.
Besiege Deinen Perfektionismus
Gehe aktiv gegen Deinen ungesunden Perfektionismus vor. Reflektiere Deinen Anspruch auf perfekte Ergebnisse, wenn dieser Dich blockt und Dir unnötig Zeit raubt, dann konzentriere Dich mehr auf Flow and Output. Bedenke: Fertig ist besser als perfekt. Setze feste Deadlines und gewöhne Dir an, schon Betaversionen der Projekte an die Kunden für Feedback zu schicken. Bearbeite die Details erst nach dem Kunden-Feedback.
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